직장매너 한방에 해결하기

《직장매너 - 보고요령》

지시 받을 때의 요령
상사가 이름을 부르면 바로 똑똑하게 대답합니다.
반드시 메모하는 것을 습관화합니다.(6하 원칙)
지시 내용이 애매할 때는 그 자리에서 물어서 확인을 합니다.
지시를 다 받았으면 메모한 것을 보며 요약하여 확인, 복창합니다.

보고할 때의 요령
지시를 받은 후 실행했으면 반드시 보고를 합니다.
지시를 받았을 때 그것을 동료에게 미루어서도 안 되고 그 결과도 자신이 직접 보고합니다.(대신은 없음)
결론부터 말하고 과정은 나중에 말합니다.
보고하려고 할 때 지시한 사람이 자리에 없을 때 반드시 메모하여 테이블에 놓고 나옵니다.
다른 직원이 알아서는 안 될 보고라면 직접 말로 하지 말고 메모하여 전하는 것이 윗사람에 대한 에티켓입니다.

《직장매너 - 소개하기》

외부 사람들을 소개하는 경우가 많은데 소개할 때는 어느 쪽을 먼저 소개해야 하는지를 생각하고 자연스럽게 말을 건넵니다.

소개를 받았을 때에는 반드시 일어서서 웃는 얼굴로 “안녕하십니까, 잘 부탁합니다.” 라고 인사합니다.

남성을 여성에 소개할 때 - 이 여사님, 한연수씨를 소개합니다.
손아랫사람을 손윗사람에게 소개할 때 - 김 사장님, 관리부 신 과장입니다.
직급이 낮은 사람을 높은 사람에게 소개할 때 - 부장님, 신입여사원 김선영 양입니다.

《직장매너 - 손님안내》

손님을 응접실이나 어떤 장소로 안내할 경우에는
“이쪽으로 오십시오.”라고 말을 하고 비스듬히 비껴서 반걸음 앞서서 걸어가는 것이 바람직합니다.

밖으로 여는 문일 때는
문을 조용히 잡아당겨 열며 “안으로 드세요.” 하며 목례합니다.

안으로 여는 문일 때는
직원이 먼저 들어가는 문을 잡고 “들어오세요.” 하고 목례합니다.

자기가 접대 하는 경우가 아니면
“잠깐만 기다려 주십시오.” 하고 의자를 권하면서 정중히 인사를 합니다.

《직장매너 - 악수》

악수는 자기표현입니다. 손을 잡음으로 해서 마음의 문을 열고, 흔들면서 일체를 나타내는 의미가 있습니다.

악수는 윗사람이 먼저 청하는 것. 아랫사람이 손을 먼저 내밀어서는 안 됩니다.
아는 사람을 만났을 때는 악수에 대비해서 오른손에 들었던 물건을 왼손으로 미리 이동합니다.
장갑 낀 손, 땀에 젖은 손으로 악수해서는 안 됩니다.
상대의 얼굴을 주시하면서 웃는 얼굴로 악수하여야 합니다.
손을 너무 세게 쥐거나 손끝 만 내밀고 악수해서는 안 됩니다.
계속 손을 잡은 채로 말을 해서는 안 되며, 인사만 끝나면 곧 손을 놓습니다.

《직장매너 - 명함》

명함은 자신의 소개서입니다.
자기 명함은 출퇴근 시에 미리 일정한 매 수를 항상 윗주머니에 넣어두는 습관을 길러야 합니다.
주고받을 때는 항상 “만나 뵙게 되어 기쁩니다.” 라고 말 하면서 마음을 전달하기 위해 밝은 미소를 띠웁니다.

명함을 줄 때
손아랫사람이 윗사람에게 미리 내밉니다.
윗주머니에서 꺼냅니다.
자기 이름이 상대방 쪽에서 보이게끔 오른손으로 내밉니다.
반드시 일어서서 “현대기획 기획팀에 있는 김용환입니다.” 라고 통성명을 합니다.
상대가 두 사람 이상일 때는 손윗사람에게 먼저 줍니다.

명함을 받을 때
맞교환할 때는 왼손으로 받고 오른손으로 건넵니다.
받은 명함은 그 자리에서 보고 읽기 어려운 글자가 있을 때는 바로 물어봅니다.
받은 명함은 손으로 들고 만지작거리지 말고 반드시 상의 윗주머니에 넣습니다.
받은 명함은 잘 정리하여 명함첩에 꽂습니다.
상대의 명함을 받을 때에는 두 손으로 받습니다.

《직장매너 - 승강기에서 귀빈안내》

승강기 탑승 시
승강기 안내원은 손님이 도착되면 공손히 인사한 후 승강기의 운행 방향을 안내합니다.
손님이 탑승을 마치면 안내원이 탑승한 후 승강기를 작동시킵니다.

승강기 하차 시
승강기가 정차하면 문을 열고 손님이 먼저 하차합니다.
하차하는 동안 문이 닫히지 않도록 고정시키며 “감사합니다” 또는 “안녕히 가십시오”라고 인사합니다.

《직장매너 - 호칭》

‘나'와 ‘저'
5세 이상의 차이가 나는 윗사람에게는 ‘저'로 표현하는 것이 무난합니다.
연하의 상관이라도 공석에서는 ‘저'로 칭하는 것이 바람직하다.
조직체의 장인 경우 회사의 공식적인 행사나 회의 때 ‘저'라는 표현을 써야 할 경우가 많습니다.
조직체의 장은 훈시나 대규모 간부회의 때 ‘나도 앞으로...', ‘나는 이렇게...'로 말하는 것이 바람직합니다.
부부간에는 어떠한 경우라도 ‘나'라고 하는 것이 맞습니다. 부부는 동격이므로 ‘나'라는 표현이 바람직합니다.

호칭에 ‘님'자를 붙일 때
상급자의 직함을 3인칭으로 쓸 때 ‘님'자를 붙이면 이중의 존칭이 됩니다.
이해관계에 의한 ‘님'호칭은 절제해야 합니다.

‘선생'이라고 부를 때
‘선생'은 존경과 정이 담긴 최상의 존칭입니다.
‘선생', ‘선생님'이란 존칭어를 잘못 남발할 경우 그 의미는 평가 절하되며, 존경 아닌 아첨으로 느껴지기 쉽습니다.
누구나 존경할 만한 사람이나 처음 만나는 사람, 나이차가 아주 많은 연장자에게는 ‘선생님', 동년배나 연하에게는 ‘선생'으로 부르는 것이 무난합니다.

‘교수님'이라는 호칭
대학에서도 ‘선생님'으로 불러야 합니다.

‘선배부하'와 ‘후배상사'
공식적인 자리에서는 직책을 호칭하는 것이 바람직합니다.
지나치게 예의를 차리면 서로가 불편할 수 있음을 알아야 합니다.
그러나 후배 상사가 선배부하에 대한 예절을 소홀이 해서는 안된다는 점을 기억해야 할 일입니다

직장에서 ‘언니'라고 부를 때
다정한 사이라면 사적으로 부를 수 있습니다
나이를 확인하지도 않고 ‘언니'라고 부르거나 처음 보는 사람, 서먹서먹한 사람에게 ‘언니'란 호칭을 쓰면 상대방을 불쾌하게 만들 염려가 있습니다.
언니'란 말은 함부로 쓸 게 아니라 소중하게 써야 할 호칭입니다.

여자직원이 남자직원을 부를 때
선배 여직원이 남자 직원을 부를 때는 ‘ooo씨' 또는 직위가 있을 때는 그 직위 앞에 성을 붙여 부르는 것이 좋습니다.
후배 여직원이 남자 직원을 호칭할 때는 직위 뒤에 “님”자를 붙여 부르는 것이 좋습니다.

여자직원을 부를 때
직장에서 기혼 여성들에게는 ‘ooo씨'로 칭하는 것이 바람직합니다.
(직장 밖 모임 ‘미세스' 중년 부인이상이면 ‘여사'라 호칭합니다)
또 대부분의 여성들을 ‘미스'나 ‘양'보다 ‘ooo씨'로 불러 주기를 원하므로 가장 무난한 호칭으로 씁니다.

《직장매너 - 전화응대》

전화응대의 중요성
우리 회사의 친절한 이미지를 향상시킬 수 있도록 전화응대기법을 전 직원이 몸에 익히도록 합니다.

전화응대의 기본 요령
고객을 맞이하는 마음으로
발음을 정확히
내용은 간단하고 명료하게
태도는 친절하고 말은 정중하게
전화 받는 요령
전화기 벨이 두 번째 울릴 때 수화기를 듭니다.
우선 자기 소속과 이름을 밝힙니다 (‘감사합니다. 00회사 인사팀 000입니다')
상대방을 확인한 후 인사합니다. - ‘00주식회사의 0대리시라구요? 안녕하십니까'
메모 준비를 하고 경청합니다.
용건이 끝났음을 확인한 후 통화내용을 요약, 복창합니다.
(‘내일 오후 2시에 저희 회사로 나오신다고요?')
마무리 인사한 후 상대방이 수화기를 내려놓은 다음 조용히 수화기를 내려놓습니다(‘감사합니다. 안녕히 계십시오.')

전화 거는 요령
용건을 6하원칙으로 정리하여 메모합니다. (언제, 어디서, 누가, 무엇을, 어떻게, 왜)
전화번호를 확인한 후 왼손으로 수화기를 들고 오른손 검지로 다이얼을 누릅니다.
상대방이 나오면 자신을 밝힌 후 상대방을 확인합니다(감사합니다. 00반도체 인사팀 000입니다 실례합니다만 000씨 아닙니까)
간단한 인사말을 한 후 시간, 장소, 상황을 고려하여 용건을 말합니다. (바쁘신데 죄송합니다만)
용건이 끝났음을 확인한 후 마무리 인사를 합니다.(감사합니다)
상대방이 수화기를 내려놓은 다음 수화기를 조심스럽게 내려놓습니다.

전화 연결 요령
전화 받을 사람을 확인합니다(연구부 김과장님 말씀이신가요 잠깐만 기다려 주십시오)
동명인이 2명 이상 있을 경우에는 담당 성명으로 확인합니다(어느 부서에 근무하는 김과장 입니까)
전화를 연결할 경우에는 수화기를 막은 다음 전화 받을 사람에게 연결한다(김과장님 oo회사 김부장입니다)
전화를 받을 사람이 즉시 받을 수 없을 때에는 중간 상황을 수시로 알려 줍니다(김과장이 지금 통화중인데요)

전화매너 제로
전화응대 태도가 불손한 경우(거참 모르겠다는데 왜 그래요?)
전화를 건 사람의 용건을 무시하는 경우(그 깟일로 전화한거야)
고객 앞에서 개인적인 일로 전화를 길게 하는 경우
(호호호 그래서 말야 말자 약혼식때 그 남자도 같이 왔잖니 그래서...)
용건이 끝나자마자 전화를 탁 끊는 경우(탁)
성의 없는 응대를 하고 있는 경우(글쎄요... 라는 부서에 문의 하시죠)
윗사람에게 전화할 때 본인이 직접 걸지 않는 경우(미스김 부장님께 전화좀)
턱과 어깨에 걸치고 통화를 하는 경우(으응.. 그게...그게)

출처 : 전라남도교육청 취업지원센터
https://www.jne.go.kr/job/cm/cntnts/cntntsView.do?mi=652&cntntsId=167